マンション定期総会成功のカギは早めの準備!

  • Update: 2018-02-08
マンション定期総会成功のカギは早めの準備!

マンションの「定期総会」にはラッシュ時期があるのをご存知ですか?

多くのマンションで定期総会が毎年5月~6月に集中します。

総会前は理事会の回数も多くなり、事前準備や議事内容の精査が不十分になってしまうことも。また、管理会社も同様にこの時期は繁忙期となり、1人で10~15物件を担当、理事会や総会が増える中、1日に何組合も掛け持ちをすることになり、十分な対応ができないことも少なくありません。

そのため、この時期に定期総会を予定している場合、特に余裕を持って準備をしておくことが必要です。
そこで、今回は総会に向けたスケジュールと、「マンション定期総会の準備で気を付けたいこと」をご紹介します。

定期総会に向けたスケジュール

通常は定期総会の2ヶ月前から準備をはじめるケースが多いですが、総会ラッシュ時期の開催の場合は3ヶ月前から議題の検討などの準備を始めましょう。

大規模修繕を予定しているマンションでは、さらに余裕を持ったスケジュールで準備することをおススメします。

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議事の優先順位を決めておく

通常、総会では最も重要な事項である「役員の選出」をまず最初に行います。

役員の選出に続く議事は、マンションの住民全員で決めなければならない議事を前に持ってくるようにしましょう。

例えば

  • アフターサービス補修で、組合の費用負担が発生するもの
  • 共用部の仕様変更
  • 住民全員に影響が及ぶこと

などです。

これらを後回しにしてしまうと、時間切れになったり途中で帰ってしまう人が出てきたりして決議が取れなくなってしまい、最悪の場合臨時総会を開催しなければならないことも。

事前に優先順位をきちんと話し合っておきましょう。

 

わかりやすい定期総会資料を作成する

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議案の経緯説明や詳細資料を添えることができないと、住民に意図が十分に伝わらずに否定的にとらえられがちです。

業者を呼んで住民に直接説明させたり、業者が準備した資料をそのまま使うという組合も多いですが、専門用語などは参加者全員がわかる言葉に直すなどの配慮が必要です。

理事会のメンバーは複数回、長い時間をかけて専門家(ゼネコン・売主・管理会社など)から話を聞いているため理解できても、総会で事案を初めて聞く理事会のメンバー以外の住民は専門用語だらけで十分に理解できないという場合も。

特に高額の出費を伴う議案の場合、全員が理解できる内容でないと、理事会への不信感が募ったり議案が否決となったりしてしまうこともあります。

この場合も、改めて臨時総会を開く労力がかかってしまいます。

会場の準備も管理会社任せにしない

参加人数が多い・集会所がない、というマンションの場合、定期総会を外会場を借りて開催することになります。

会場の準備は通常、管理会社が行ってくれることが多いですが、ここでも管理会社任せにしないことが重要です。

管理会社任せにしていて、当日「いすの数が足りない」「マイクがなかった」などのトラブルが起き、時間通りに総会を開催できなかったケースもあります。

何より、定期総会の開催の主体はあくまで「管理組合」。管理会社が準備してくれる場合でも、任せきりにせず一緒になって準備するという意識を持ちたいものです。

組合が主体となって準備をすることで、結果的に余計な手間やトラブルを防ぎ、スムーズに定期総会を開催することができるのです。

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