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マンション管理組合の理事会引き継ぎのコツ
マンション管理組合によっては理事会の引き継ぎについて、いろいろと工夫して実施を行っているケースがあります。しかし、特に意識をして理事会の引き継ぎをおこなっていないマンション管理組合もまたあるのも事実です。
そこで理事会の引き継ぎでは、理事会の引き継ぎ資料を作成することは有効であり、マンション管理運営において非常に重要になります。
新旧理事会を合同で開催する
管理組合総会後に合同の理事会を開催するケースも見られますが、後日第1回目の理事会を開催する前に、1～2時間かけて実施することが望ましく、同時に引き継ぎ資料作成も行われると、より効果的な引き継ぎを行うことが可能です。
役員の改選について
マンション管理組合総会の数ヵ月前から、次期役員候補が理事会にオブザーバーとして参加する方法は非常に効果的ですが、負担が大きい場合があります。なかには半年前から次期役員のオブザーバー参加を実施しているマンション管理組合の例もありました。
そうなると実質的には1年半の任期となるため、逆転の発想として、理事会の役員は1年交替制ではなく、2年の任期で毎年半数を改選する方法※が、理事を選ぶ際の方法としてももっともいいやり方だと考えます。
※役員の改選については、管理組合の規約等を総会などで変更する必要などあり
マンション管理組合の理事会引き継ぎ事項
マンション管理組合の引き継ぎ内容をまとめた資料を作成する場合、細かく内容を精査するよりも、効率よく1～2時間で1年間の理事会のやってきたことと、翌期の理事会への申し送り事項が要点をかいつまんで書かれている資料が望ましい。
ピックアップする重要事項
- 現在進行中の案件の共有
- 管理会社への依頼済案件
- 今後検討を要する案件
特に1年任期でマンション管理組合の理事会役員が全員交代する場合は、理事会の引き継ぎ事項作成は非常に重要になってきます。新旧理事会で引き継ぎがしっかりしない場合、翌期の理事会に停滞をもたらす場合があるため、しっかりと引き継ぐことが重要になります。
マンション管理組合の理事長が保管するモノのリスト作成
保管物品リストの作成
- 理事長印
- 損害保険証券
- 鍵類
- 管理関係書類
- その他
引き渡す際は確実にすべて引き渡し終えたかどうか確認をするために、チェックリストを作成しておくと良いでしょう。チェックリストは引き渡し時のトラブルを防止するためには非常に重要になります。
マンション管理組合の引き継ぐ前に決めておくこと
何を引き継ぎ前に決めておくべきなのか？
まず検討中および検討を要する案件の予算は、管理組合総会で予算のなかに含めて承認をとっておくと、翌期の理事は予算があらかじめ決まった状態で始めることが可能です。
2022年4月からマンション管理計画認定制度がはじまる影響で、長期修繕計画の見直し（積立金の見直しも含む）が各マンション管理組合ではじまっています。
2年目・10年目のアフターサービスの利用についても可否含め、管理組合総会でやることを決めておくことが重要で、大規修繕工事をする際のコンサルタントなど専門家の起用の検討も先に総会などで実施の可否を確認することは重要です。
ただし詳細など個別具体的な事柄の決定は旧理事会・総会ではなく、新しい体制での理事会・総会で検討、そして決定することが望ましいです。
