マンション管理、まず何から着手すればいい?初期の理事会で検討したい3つ

  • Update: 2020-02-13
マンション管理、まず何から着手すればいい?初期の理事会で検討したい3つ

マンション管理組合・理事会ではさまざまなことを検討していきますが、まず何からやればいいのか?今なにをすべきなのか?とお思いの理事さんもいらっしゃるのではないでしょうか?

今回は、新築マンションでお引き渡しを受けたばかりという方、もしくは築年数の浅い分譲マンションにお住まいの方に向け、なるべく初期の段階で検討しておきたいことについてさくら事務所のマンション管理士が解説します。

管理組合として良好なスタートを切り、初期段階で盤石な基盤を作っておくことは管理良好マンションへの近道かもしれません。

お引き渡しから時間が経っているものの、まだ考えていなかった、という方もぜひご参考になさってみてください。

ごくごく初期の理事会でやっておきたいのはこの3つ

マンションの理事会でやるべきことは多々ありますが、なるべく早い段階でやっておいた方がいいこと、このタイミングでしかできないこともあります。

ここでは、理事会でごくごく早い段階で取り組んでおきたいテーマを3つご紹介しています。

①理事の改選・任期の見直し

では、まず、最初に見直したいのが、理事の改選・任期のルール

管理組合発足時の管理規約は管理会社が作成したもので、ほとんどのケースにおいて、理事の任期は1年、全員改選となっています。

なるべく早い段階で、このルールを最低限「任期を2年に、1年ごとに半数改選」に変更しておくことをお勧めします。

理事の任期が1年で毎年全員改選の場合、毎年皆が新しく理事を務めることになり、管理会社とのやりとりにおいてまた全員が1から学ばなくてはならず、すべて1年ごとに経験も知識もリセットされてしまうからです。

もちろん引き継ぎも行われますが、実際にすでに1年経験しているメンバーが半数残った方が、これまでの流れも共有しやすくなります。

逆に、毎年総入れ替えの場合、管理会社の言われるままに事が決まってしまう、という懸念があります。

これまでの経緯を知らない理事ばかりだと、管理会社のやり方や提案にも反対意見が出しずらくなってしまうのです。

前年度の流れや経緯を理解したメンバーを半数残し、新たなメンバーを半数加え、それぞれじっくり2年の任期を務めることで、言いなりやお任せにならずに、管理会社と上手に付き合っていくことができます。

一度、活発な理事会の働きで管理がよくなったとしても、継続性が保たれなければ一時的なもので終わってしまいます。

理事としての経験・知識・実績を上手に次の方たちに上手に引き継ぎ、継続性が保たれるよう2年任期半数改選をお勧めします。

②長期修繕計画のチェック

建物を長く安心して住めるものとして維持するため、マンションに欠かせないのが「長期修繕計画」

ですが、お引き渡し時の長期修繕計画は、建物すらできていないマンション販売前の段階に作成されたもので、完成後の建物の実態に即していないケースもままあります。

また、数量が大きく違っていた、項目ごと抜け落ちていた、なんてミスも度々発覚します。タワーマンションや大規模マンションともなれば、その金額の違いは大きなものです。

誤りだけでなく、工事費用も刻々と変わっていますので、それらも反映されていなければ現実的なものではありません。

国土交通省のガイドラインによれば、マンションの長期修繕計画は5年ごとの見直しが推奨されていますが、なるべく早い段階で問題がないかを確認しておくことをお勧めします。

さくら事務所にも新築お引き渡し後早々に、長期修繕計画の見直しを依頼されるマンション管理組合が年々増えています。

管理費や修繕積立金などマンション管理にはお金がつきものですが、長い目で見て建物の維持にどれくらいのお金を用意すべきなのか?まず、その根拠となる長期修繕計画に問題がないか?早い段階でチェックしておきましょう。

修繕積立金の徴収方法も、新築当初の段階増額方式から、早々に均等積立方式への見直しを考えるマンション管理組合が増えています。新築後早々に、というにはかなりハードルの高いお話ですが徴収方法についてもなるべく早い段階で検討されるといいでしょう。

関連コラム

「注目のマンション修繕積立金徴収方式「均等積立方式」、「段階増額方式」との違いは?」

 

③間に合えば!2年目アフターサービス有効活用とその準備

もしタイミングが合えば、ぜひ検討してほしいのが、2年目アフターサービスの活用についてです。

通常、分譲マンションでは引き渡し後に発生するさまざまな不具合について、3ヶ月(6ヶ月)、1年目、2年目、5年目、10年目といった節目にアフターサービスの期限を設けています。

共用部や専有部分の不具合を申し出ると、分譲会社がそのアフターサービス規準に照らし合わせ無償で補修してくれるのです。

一部の分譲会社では共用部の定期点検を実施していますが、多くの場合、管理組合が管理会社の協力のもとに行った点検により申し出のあった不具合だけを修繕する流れになっています。

マンションの共用部では特に大きな節目となるのが2年目です。

外壁タイルや塗装の剥がれ、ひび割れなど、多くの項目がこのタイミングで保証期限を迎えます。

このタイミングで補修すべき箇所に気がつかず、申告できなければ無償補修はもうほぼ対応してもらえません。

その場合、管理組合の修繕積立金、つまり自分たちのためたお金で自腹を切って修繕することになるのです。

2年目にしっかり補修しておいてもらうことで、大規模修繕工事の際に修繕しなくて済む部位もあるかもしれません。

ですが、無償補修の機会を活用するには、しっかりと建物の不具合を洗い出しておかなければいけません。

外部の専門家に依頼する際には費用も掛かるので予算を取っておく必要もあり、総会での決議も必要になります。

アフターサービスの期限に間に合うように総会での決議が得られず、調査会社への依頼そのものができない、といったケースもあります。

管理会社にお任せするのか?自分たちでチェックするのか?はたまた外部の専門家に依頼するのか?可能であれば、2年目の予算を組む1年目に考えておくといいでしょう。

※ アフターサービスの期限、保証範囲はマンションによって異なります。お手元のアフターサービス規準書をご確認ください

管理良好マンションとしていいスタートを

いかがでしたでしょうか?

規約や運営の基盤といったソフト面、建物のハード面、いずれにおいてもなるべく早い段階でマンションを「あるべき姿」に整えておくことが、管理良好マンションとしてスタートできるかどうか、にかかってきます。

とはいえ、初めての経験ばかりで、他のマンションではどうしているのか?一般的にはどうなのか?気になるときもあるでしょう。

上記のほかにも、少し古い資料になりますが、国土交通省がマンションを適正に管理するために考慮すべき事項中でも特に重要性の高い項目に関して、「マンション管理標準指針(平成17年12月策定)」を公表し、「標準的な対応」と「望ましい対応」とに分けて留意すべき原則的な水準を示してくれています。

参考:「マンション管理標準指針(平成17年12月策定)」

また、「まずは今のマンションの管理に問題があるか知りたい」「問題を共有化してどう進めるべきか考えたい」という理事さんは、さくら事務所にお気軽にお問い合わせください。

マンション管理ドックサービス(1件、3万円~)では、第三者のマンション管理士が客観的にマンションの管理をチェック、問題点・改善点を明確にし、アドバイスを行います。

初めての理事で組合運営にお悩みという方はさくら事務所のマンション管理士にお問合せください。

「長期修繕計画の見直し」キャンペーン実施中!

長期修繕計画の見直し

「まずは無料相談から」

050-1745-3309

受付時間 10:00~18:00(土日祝も営業)