管理組合の理事（役員）さまからお寄せいただいたご利用いただくことになったきっかけや感想の一部をご紹介いたします。
管理規約チェックサービス（管理規約変更オプション利用）
当マンションも高齢化の波が押し寄せ、賃貸率が高くなりました。所有者が居住していないことで理事の担い手が徐々に減り、管理組合運営に支障が出たため、さくら事務所に相談しました。
これまでの管理規約では、理事の就任要件は『現に居住する区分所有者』に限られていました。ですが、理事の担い手を増やすため、この要件を『区分所有者であれば居住、非居住を問わない』『区分所有者本人だけでなく配偶者や三親等以内の親族が本人に替わり就任できる』というものに変更する提案を受け、新しい管理規約案を作成していただきました。
管理組合総会の開催に向け、開催通知や議案書などの必要書類一式もすべて用意してもらえたので、不慣れな業務に煩わされることなく無事に規約変更の議案が可決されました。
現在は、所有者のお子さんなども理事に加わって理事会が若返り、今後の建物や設備の維持管に関することだけでなく、居住者相互の親睦を深めることや、災害時の対策などについても話し合うことができるようになりました。
永年悩んでいた問題を短期間ですっきりと解決することができ、なぜもっと早くさくら事務所に相談しなかったのかということを残念に思っている次第です。
今後は御社の無期限のアフターフォローを大いに活用して、専門家のアドバイスを仰ぎながらますます充実した管理組合になれるように頑張っていく所存です。
今後ともご指導の程よろしくお願い致します。
管理費見直しサービス
これまでは細かなことのチェックをする訳でもなく、何となく管理会社との委託契約を毎年更新してきました。ですが、インターネットで偶然さくら事務所のマンション管理セミナーを知って参加したところ、マンション管理に関する様々な情報を得られました。
中でも記憶に残ったことは、『管理への関心が低い組合には、関心の度合いに比例したレベルの管理業務が実施されている』ということでした。このことを理事会で話すと、これまで関心が低かった他の理事も大いに興味を示し、次回の委託契約更新前に、コンサルティング会社数社の説明を受けることになりました。
数社の説明を聞き理事会で検討した結果、さくら事務所の管理調査報告サービスをお願いすることになりました。依頼の決め手となったのは、管理会社の変更をコストダウン実施の前提にしておらず、変更は最後の手段であるという説明を受けたことです。
現在の管理委託業務の過不足と業務品質をチェックし、改善できそうなものは管理会社に改善を要望するという、私たちにも理解しやすい手法に興味が湧きました。また、管理費見直し業務に関する理事のリスクについて、事例を交えた説明が聞けたこともあり、理事会の全会一致で決定となりました。
結果として、自分達が想像していた以上の費用削減ができただけでなく、管理の品質も改善されました。また、今後の管理組合運営についてのアドバイスも受けられて、十分に満足しています。
次ははじめての大規模修繕工事に向け、10年目の建物の点検実施を検討しておりますので、よろしくお願いします。
共用部分チェック
入居後2年でほとんどの項目のアフターサービス保証が期限を迎えることを知り、共用部分の点検を検討していました。当初は分譲会社の子会社である管理会社に任せる予定でしたが、売主と利害関係がある会社では報告漏れがあっては困るという話が出て、最終的にさくら事務所に共用部分の点検をお願いすることになりました。
所有者からは、竣工2年目に不具合があるとは思えない、大げさな点検は不要ではという意見も出ました。ですが、総会でさくら事務所の担当者から
『共用部分の点検は健康診断と同じ。建物のコンディションをしっかり把握することを目的としており、結果として何も問題が発見されないことが理想的。もし問題があれば無償で売主に直してもらうことで積立金のムダづかいを防止できるが、そもそも損得のためではなく安心のために実施するのです。』
という説明があったことで、自分たちの建物を一度は詳しく知り、安心して住みたいという意見が多く寄せられるようになりました。
幸いなことに、点検結果に深刻な問題はありませんでしたが、さくら事務所の結果報告は管理会社のものとは大きくかけ離れ、500を超える箇所について指摘が挙げられていました。
ちなみに、地下ピット内で約200箇所の問題点が見つかったのには少々びっくりしました。管理会社の点検範囲ではない場所でしたので、点検してもらってよかったと思っています。
大手不動産会社が分譲、スーパーゼネコンの施工だから安心ということにはならないことが良く分かりました。
これからも補修の方法についてのアドバイスよろしくお願いします。
修繕工事見積書チェック
住み始めて以来大きなトラブルもなく、管理会社とも良好な関係であったため、大規模修繕委員会では管理会社に修繕工事を依頼することを前提に計画を進めてきました。
ところが、スムーズに進むと思っていた大規模修繕工事に関する管理組合総会で、組合員から『価格の妥当性をどのように検証したのか』『工事の内容や範囲の妥当性はどのように判断したのか』という質問が相次ぎました。
管理会社の提案をもとに計画を進めてきたため、これらの質問にまったく答えることができず、準備不足であるとの意見が相次いだことから決議することなく閉会となりました。
修繕委員会でもう一度準備しなおすことも考えましたが、すでに傷みが進んでいることから工事の大幅な延期はできず、また、この建物を長年管理し、詳しく知っている管理会社に工事をお願いしたいという意見もあったことから、藁にもすがる思いで相談できる会社を探しはじめました。
費用や工事範囲の妥当性などを検証し、われわれに情報を伝えてくれる専門家を探していたところ、さくら事務所の見積書チェックサービスの存在を知りました。第三者へのコンサルティング費用は予定外だったため、問い合わせるべきか迷いましたが、ホームページで料金が把握でき、十分支払える金額であったことから思い切って問い合わせました。
その後はトントン拍子に話が進み、再度開いた管理組合総会で見積書チェックの報告内容を発表してもらったところ、今度は無事に総会で可決することができました。
もとは価格の根拠を説明するためにお願いしましたが、一部工事の仕様を変更し、単価の見直しなどの助言が得られたことで、工事費用が予定金額から15％も安くなったのはうれしい誤算でした。
これからもいろいろとお世話になることがあると思いますがどうぞよろしくお願いします。